B2B Bayi Sipariş Sistemi Nedir? Bayi Siparişlerini Nasıl Toplar?

B2B bayi sipariş sistemi, bayilerinizin ve kurumsal müşterilerinizin kendi hesaplarıyla giriş yapıp size özel fiyat ve iskontolarla sipariş verdiği, herkese kapalı bir web portalıdır. Siparişler telefon, WhatsApp ve e-posta yerine tek ekranda toplanır; fiyat, iskonto ve cari bakiye kontrolünü sistem uygular. Bayi de sipariş durumunu ve borcunu sizi aramadan görür.

Bu yazıda böyle bir sistemin nasıl işlediğini, hangi özelliklerin gerçekten gerektiğini, kimlerin ihtiyacı olduğunu ve telefonla sipariş toplamaktan portala nasıl geçileceğini anlatıyoruz.

Bayi sipariş sistemi nasıl çalışır

Temel akış çoğu işletmede aynıdır:

1. Bayi, kendisine verilen kullanıcı adı ve şifreyle portala girer. Kayıt herkese açık olmaz; hesabı siz açarsınız.
2. Ürün kataloğunu kendi fiyat listesi ve iskontosuyla görür. Aynı ürünü iki farklı bayi farklı fiyatla görebilir.
3. Sepeti oluşturup siparişi gönderir. Sistem siparişi bayinin cari bakiyesi ve risk limitiyle karşılaştırır.
4. Sipariş, gerekiyorsa ekibinizin onayına düşer. Onaylanan sipariş depoya ve sevkiyata iletilir.
5. Bayi sevkiyat durumunu, faturasını ve güncel bakiyesini portaldan izler.

Portal görünüşte bir e-ticaret sitesine benzer. Farkı, satış kurallarının bayi ilişkisine göre işlemesidir: kime hangi fiyatın gösterileceği, kimin ne kadar borçla sipariş verebileceği ve hangi siparişin onay bekleyeceği bu kurallarla belirlenir.

Telefon ve WhatsApp ile sipariş toplamanın sorunları

Bayi sayısı az olduğunda siparişleri telefonla ya da WhatsApp mesajıyla almak pratik görünür. Bayi ve ürün sayısı arttıkça aynı yöntem hata ve iş yükü üretmeye başlar:

• Siparişler farklı kişilerin telefonlarına ve mesaj gruplarına dağılır, bir kısmı gözden kaçar.
• Ürün kodu, adet ya da renk gibi bilgiler mesajdan elle aktarılırken yanlış yazılır.
• Her bayinin fiyatı ve iskonto oranı bir tablodan ya da hafızadan bakılarak hesaplanır.
• Bayi stokta olmayan ürünü sipariş eder, durum ona sonradan telefonla bildirilir.
• Borcu limitini aşan bayinin siparişi fark edilmeden sevk edilir.
• Bayiler siparişlerinin durumunu ve bakiyelerini tekrar tekrar sorar.

Bu işlerin her biri tek başına küçük görünür. Toplamda ise satış ekibinin zamanının büyük kısmı sipariş yazmaya ve kontrol etmeye gider. Portal bu tekrar eden işleri sisteme bırakır, ekip de bayiyle ilişkiye ve yeni satışa zaman ayırır.

Bir bayi portalında bulunması gereken özellikler

• Bayiye özel fiyat ve iskonto: Bayi ya da bayi grubu bazında fiyat listesi, ürün ve marka bazında iskonto, miktar arttıkça değişen fiyat.
• Cari bakiye ve risk limiti: Bayinin borcu, vadesi gelen ödemeleri ve sipariş verebileceği üst sınır. Limit aşıldığında sipariş kendiliğinden onaya düşer.
• Sipariş onayı: Belirli tutarın üzerindeki, limiti aşan ya da özel fiyat içeren siparişlerin yetkili kişinin onayından geçmesi.
• Stok görünürlüğü: Bayinin ürünün stokta olup olmadığını görmesi. Kesin adet göstermek istemezseniz “var, az, yok” gibi bir gösterim de kullanılabilir.
• Sevkiyat takibi: Siparişin hazırlanma, sevk ve teslim durumu; kargo takip numarası ya da araç bilgisi.
• Kampanya ve duyuru: Belirli bayi gruplarına özel kampanyalar, yeni ürün ve fiyat değişikliği duyuruları.
• Raporlar: Bayi bazında satış, en çok sipariş edilen ürünler ve tahsilat durumu.

Bu listenin tamamı ilk günden gerekmeyebilir. Çoğu işletme fiyat, cari bakiye ve sipariş onayıyla başlar, kampanya ve raporları sonradan ekler.

Bunların yanında bayinin işini hızlandıran küçük ayrıntılar portalın benimsenmesini kolaylaştırır. Önceki siparişi tek tıkla tekrarlamak, sık alınan ürünlerden bir liste tutmak ya da ürün kodu ve adetten oluşan bir Excel dosyasını yükleyip toplu sipariş vermek bunlara örnek. Portaldan sipariş vermek telefonla aramaktan daha hızlı olduğunda bayiler onu kendiliğinden tercih eder.

Bayinin içinde de farklı kişiler çalışır. Satın alma sorumlusu sipariş verirken muhasebe sorumlusu yalnızca bakiye ve faturaları görebilir; bu yüzden bir bayi hesabına bağlı birden fazla kullanıcı ve bunların yetkileri ayrı ayrı tanımlanabilmelidir. Sizin tarafınızda da satış temsilcisi kendi bölgesindeki bayilerin siparişlerini, yönetici ise tamamını görür.

Kimlerin ihtiyacı olur

Bayi sipariş sistemi, ürünlerini son kullanıcıdan çok bayilere, toptancılara, servislere ya da kurumsal müşterilere satan işletmeler içindir. Üreticiler ve distribütörler, yedek parça ve sarf malzemesi satan firmalar, birden fazla şubeye ya da franchise noktasına ürün gönderen işletmeler tipik örneklerdir.

Belirleyici olan bayi sayısından çok sipariş sıklığı ve fiyat yapısının karmaşıklığıdır. Az sayıda bayiniz olsa bile her biri haftada birkaç kez farklı fiyatlarla sipariş veriyorsa portal kısa sürede iş yükünü azaltır. Son kullanıcıya da satış yapıyorsanız iki kanalı nasıl kuracağınızı hazır altyapı mı, özel e-ticaret sitesi mi yazımızda ele aldık.

Muhasebe ve ERP bağlantısı

Bayi portalı tek başına çalışabilir, ama asıl verim muhasebe ya da ERP yazılımınızla bağlantı kurulduğunda alınır. Cari bakiyeler, stok miktarları ve fiyat listeleri muhasebeden portala, onaylanan siparişler de portaldan muhasebeye aktarılır. Böylece aynı bilgi iki ayrı yere elle girilmez. Sevk edilen siparişin faturası muhasebe tarafında kesildiğinde bayi bu faturayı da portalda görebilir.

Bağlantının hangi yönde, hangi sıklıkla ve hangi verilerle kurulacağı kullandığınız yazılıma ve onun sunduğu bağlantı imkânlarına göre değişir; bunu projenin kapsamında netleştiririz. Henüz bir ön muhasebe yazılımı kullanmıyorsanız cari, stok, fatura ve e-Fatura işlemleri için geliştirdiğimiz Webtegre Ön Muhasebe‘ye göz atabilirsiniz.

Telefonla siparişten portala geçiş adımları

1. Mevcut durumu çıkarın: bayi listesi, fiyat ve iskonto kuralları, sipariş onay akışı ve kullanılan muhasebe yazılımı.
2. İlk sürümün kapsamını belirleyin: ilk günden gereken özellikleri sonraya kalabileceklerden ayırın.
3. Verileri hazırlayın: ürün kodları, görseller, birimler ve fiyat listeleri tek bir düzende toplanmalı.
4. Birkaç bayiyle deneyin: sistemi önce sık sipariş veren birkaç bayiyle kullanın, geri bildirime göre düzeltin.
5. Bütün bayilere açın: kullanıcı hesaplarını oluşturun, kısa bir kullanım rehberi gönderin ve bir süre telefonla gelen siparişleri de portala girerek bayileri alıştırın.

Geçişte en çok zaman alan iş çoğu zaman ürün ve fiyat verisinin düzenlenmesidir. Bu hazırlık ne kadar erken başlarsa portal o kadar sorunsuz açılır.

Sık sorulan sorular

Bayi portalı hazır bir yazılımla mı, özel geliştirmeyle mi yapılmalı?

Fiyat ve onay kurallarınız standartsa hazır B2B modülleri iş görebilir. Bayiye özel iskonto yapıları, risk limiti ve muhasebe bağlantısı gibi kendine özgü kurallarınız varsa özel geliştirme daha az uyarlama gerektirir. Biz bayi ve B2B sistemlerini Laravel ve Vue.js ile geliştiriyoruz; yaklaşımımızı özel yazılım geliştirme sayfamızda da anlattık.

Bayiler telefondan sipariş verebilir mi?

Evet. Portal tarayıcıda çalıştığı için telefon ve tablette de kullanılabilir. Sahada çalışan satış temsilcileriniz için ayrı bir mobil uygulama da planlanabilir.

Portal kurulunca telefonla sipariş tamamen biter mi?

Hemen bitmez. Bir süre bazı bayiler alışkanlıkla aramaya devam eder. Bu siparişleri ekibinizin portala girmesi kayıtların tek yerde kalmasını sağlar ve bayiyi zamanla portala yönlendirir.

B2B projelerinde nasıl çalıştığımızı B2B ve bayi yönetim sistemleri sayfamızda, bu alandaki örnek işlerimizi B2B projelerimiz sayfasında bulabilirsiniz. Bayi yapınızı ve sipariş akışınızı konuşmak için iletişim sayfasından bize yazabilir ya da 0850 885 40 74 numarasından arayabilirsiniz.